Die Grundpfeiler des Rechtsmanagements für jedes Unternehmen: Ein Überblick über essentielle Module

Im Unternehmensalltag gibt es grundlegende rechtliche Prozesse, die unabhängig von Branche oder Grösse stets präsent sind. Diese Basisprozesse gewährleisten die rechtliche Sicherheit, Transparenz und Professionalität. Jedes Unternehmen, das seine Rechtsabteilung strukturiert aufbauen möchte, profitiert von der Implementierung dieser Module.

1. Vertragsmanagement

Auftrag:

Das Vertragsmanagement befasst sich mit der Erstellung, Überwachung, Verwaltung und Archivierung aller Verträge. Es geht darum, alle vertraglichen Verpflichtungen und Bedingungen im Blick zu behalten, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Fristen und Bedingungen eingehalten werden.

Zentrale Prozesse:

• Vertragserstellung und -prüfung: Jeder Vertrag wird sorgfältig erstellt und geprüft, um sicherzustellen, dass die Inhalte den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Dies hilft, Missverständnisse oder spätere Probleme zu vermeiden.

• Fristenüberwachung: Verträge haben oft wichtige Termine, wie zum Beispiel Enddaten, Verlängerungsoptionen oder Kündigungsfristen. Eine regelmässige Überwachung dieser Termine stellt sicher, dass nichts vergessen wird und das Unternehmen keine Nachteile erleidet.

• Verwaltung und Archivierung: Verträge müssen sicher abgelegt werden, damit sie bei Bedarf schnell zugänglich sind. Eine gute Organisation spart Zeit und ermöglicht eine schnelle Reaktion, wenn ein Vertrag überprüft oder angepasst werden muss.

• Regelmässige Vertragsüberprüfung: Verträge ändern sich manchmal durch neue Gesetze oder Änderungen im Geschäftsumfeld. Eine regelmässige Überprüfung minimiert Risiken und stellt sicher, dass die Verträge aktuell und vorteilhaft für das Unternehmen bleiben.

Schnittstellen:

Zusammenarbeit erfolgt vor allem mit der Finanzabteilung (für Zahlungsverpflichtungen), dem Vertrieb und Einkauf (für Kunden- und Lieferantenverträge) sowie mit der Geschäftsführung (für strategische Entscheidungen und kritische Vertragsbedingungen).

2. Sitzungsmanagement

Auftrag:

Das Sitzungsmanagement umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation formeller Meetings, wie etwa Verwaltungsratssitzungen. Ein wesentlicher Bestandteil ist die umfassende Dokumentation von Tagesordnungen, Protokollen und der getroffenen Entscheidungen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Zentrale Prozesse:

• Vorbereitung und Strukturierung der Tagesordnung: Damit eine Sitzung effizient abläuft, wird eine klare Agenda erstellt, die alle wichtigen Themen abdeckt. Dies ermöglicht es allen Teilnehmenden, sich vorzubereiten und das Meeting zielführend zu gestalten.

• Protokollierung von Diskussionen und Entscheidungen: Während der Sitzung werden wichtige Diskussionen und die getroffenen Entscheidungen genau dokumentiert. Diese Protokolle helfen dabei, Entscheidungen später nachzuvollziehen und Transparenz zu gewährleisten.

• Archivierung der Protokolle: Die Protokolle und Entscheidungsvorlagen werden so abgelegt, dass sie bei Bedarf leicht zugänglich sind. So können vergangene Entscheidungen schnell überprüft werden, wenn Rückfragen auftauchen.

• Nachverfolgung von Beschlüssen: Nach einer Sitzung ist es wichtig, dass die beschlossenen Massnahmen umgesetzt werden. Die Nachverfolgung hilft, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

Schnittstellen:

Wichtige Schnittstellen bestehen zur Geschäftsführung und allen relevanten Abteilungen, deren Input für Entscheidungen und Berichte notwendig ist (z. B. Finanzabteilung, Operations, Compliance).

3. Governance

Auftrag:

Governance umfasst die Festlegung und Überwachung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, um sicherzustellen, dass das Unternehmen transparent und verantwortungsbewusst geführt wird. Dabei geht es um die Schaffung klarer Strukturen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Zentrale Prozesse:

• Entwicklung von Unternehmensrichtlinien: Unternehmensrichtlinien legen fest, wie bestimmte Abläufe im Unternehmen gestaltet werden sollen, und schaffen klare Regeln für das gesamte Team. Dies sorgt für Einheitlichkeit und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen: Ein guter Governance-Prozess stellt sicher, dass alle wissen, wer wofür zuständig ist. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und verhindert Verzögerungen.

• Sicherstellung von rechtlichen und ethischen Standards: Unternehmen müssen gesetzliche Vorschriften einhalten und sich ethisch korrekt verhalten. Die Governance hilft dabei, diese Standards im Alltag zu integrieren und umzusetzen.

• Überwachung der Umsetzung: Regelmässige Überprüfungen und Anpassungen stellen sicher, dass die Richtlinien eingehalten und bei Bedarf aktualisiert werden.

Schnittstellen:

Governance steht in enger Verbindung mit der Geschäftsleitung, der Compliance-Abteilung und internen Kontrollinstanzen, um sicherzustellen, dass Unternehmensrichtlinien in allen Bereichen umgesetzt und überwacht werden.

4.Compliance

Auftrag:

Das Ziel der Compliance ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle relevanten Gesetze, Vorschriften und internen Standards einhält. Dadurch wird das Unternehmen vor rechtlichen Risiken und Strafen geschützt und die Unternehmenskultur wird gefestigt.

Zentrale Prozesse:

• Entwicklung und Überwachung von Standards: Compliance legt fest, welche Standards in verschiedenen Bereichen eingehalten werden müssen und überwacht deren Einhaltung. Diese Standards können sich auf verschiedene Themen wie Datenschutz, Sicherheit und Arbeitsrecht beziehen.

• Schulungen und Sensibilisierungen: Um die Mitarbeitenden über die Compliance-Standards zu informieren und ihnen zu zeigen, wie wichtig diese sind, werden regelmässig Schulungen angeboten.

• Überwachung und Prüfung der Einhaltung: Compliance bedeutet auch, regelmässig zu kontrollieren, ob die Regeln tatsächlich befolgt werden. Dies schützt das Unternehmen vor Verstössen und möglichen Strafen.

• Identifikation und Behebung von Verstössen: Wenn ein Verstoss entdeckt wird, muss dieser behoben werden. Dazu gehört eine Analyse der Ursachen und die Umsetzung von Massnahmen, um Wiederholungen zu verhindern.

Schnittstellen:

Das Compliance Team arbeitet mit allen Abteilungen zusammen, da die Einhaltung von Vorschriften ein bereichsübergreifendes Thema ist. Enge Zusammenarbeit besteht mit der Geschäftsführung, der Personalabteilung (für Schulungen) und dem Risikomanagement.

5. Risiko- und Krisenmanagement

Auftrag:

Das Risiko- und Krisenmanagement identifiziert potenzielle rechtliche Risiken und entwickelt Notfallpläne für den Krisenfall. Dadurch sollen Schäden und rechtliche Konsequenzen im Falle unerwarteter Ereignisse minimiert werden.

Zentrale Prozesse:

• Risikoanalyse: Um sich auf mögliche Krisen vorzubereiten, identifiziert das Unternehmen potenzielle Risiken, z. B. finanzielle Probleme, Lieferkettenunterbrechungen oder rechtliche Konflikte.

• Notfallplanung: Für die identifizierten Risiken werden Notfallpläne entwickelt, die beschreiben, wie das Unternehmen in einem Krisenfall reagieren sollte, um den Schaden zu begrenzen.

• Krisenübungen: Durch Übungsfälle wird geprüft, wie gut das Unternehmen vorbereitet ist. Diese Übungen helfen, den Ernstfall zu simulieren und Verbesserungspotenzial zu erkennen.

• Analyse von Krisenereignissen: Tritt eine Krise ein, wird diese analysiert, um Lehren für die Zukunft zu ziehen und die Notfallpläne zu verbessern.

Schnittstellen:

Wichtige Abteilungen sind hier die Geschäftsführung, das Compliance-Team und das operative Management, um Risiken in allen Unternehmensbereichen frühzeitig zu erkennen und präventive Massnahmen zu entwickeln.

6. Datenschutzmanagement

Auftrag:

Das Datenschutzmanagement sorgt dafür, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden und die personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitenden und Partnern geschützt sind. Hierzu gehören auch die Vermeidung von Datenschutzverletzungen und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Zentrale Prozesse:

• Datenverarbeitungskontrolle: Das Unternehmen überprüft und dokumentiert, welche Daten verarbeitet werden, und stellt sicher, dass dies rechtlich zulässig ist.

• Schulungen zu Datenschutzthemen: Mitarbeitende werden über die Datenschutzrichtlinien informiert, damit sie diese in ihrem Arbeitsalltag einhalten können. Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse: Alle Prozesse, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, werden dokumentiert, um nachweisen zu können, dass die Regeln eingehalten werden.

• Zugriffsrechte und Datenintegrität: Der Zugang zu sensiblen Daten wird genau geregelt, und es werden Massnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und sicher sind.

Schnittstellen:

Der Datenschutzbeauftragte arbeitet eng mit der IT-Abteilung (Sicherheitsmassnahmen), dem Personalwesen (Mitarbeiterdaten) und dem Marketing (Kundendaten) zusammen, um Datenschutz in allen Bereichen des Unternehmens zu gewährleisten.

7. Intellectual Property (IP) Management

Auftrag:

Das IP-Management schützt das geistige Eigentum des Unternehmens, darunter Marken, Patente, Urheberrechte und Geschäftsgeheimnisse. Dies ist besonders wichtig für Startups, die auf Innovation und Know-how angewiesen sind.

Zentrale Prozesse:

• Anmeldung und Schutz von Patenten und Marken: Geistiges Eigentum wird geschützt, damit kein Dritter es ohne Zustimmung nutzen kann.

• Überwachung der Nutzung und möglicher Verletzungen: Unternehmen überprüfen, ob Marken oder Patente verletzt werden, um rechtliche Schritte einzuleiten.

• Geheimhaltungsvereinbarungen und IP-Verträge: Mitarbeitende und Partner verpflichten sich, vertrauliches Wissen zu schützen.

• Monitoring von Wettbewerbern: Wettbewerbsaktivitäten werden überwacht, um geistiges Eigentum zu schützen.

Schnittstellen:

IP-Management arbeitet mit der Entwicklungsabteilung (für Innovationen), dem Marketing (für Marken) und externen Partnern wie Patentanwälten zusammen.

8. Schulungs- und Weiterbildungsmanagement

Auftrag:

Dieses Modul umfasst Schulungen und Sensibilisierungen für Mitarbeitende in rechtlichen und Compliance-relevanten Themen.

Zentrale Prozesse:

• Relevante Schulungsthemen identifizieren: Schulungen werden auf die Anforderungen und Risiken des Unternehmens abgestimmt.

• Schulungen organisieren und durchführen: Regelmässige Schulungen zu Datenschutz, Sicherheit und Compliance.

• Schulungsergebnisse evaluieren und nachverfolgen: Der Erfolg der Schulungen wird überprüft.

• Schulungsdokumentation: Dokumentation belegt, dass Mitarbeitende geschult wurden.

Schnittstellen:

Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, die Schulungsmassnahmen organisiert, und den Abteilungen, die spezifische Themen einbringen (z. B. IT für Datenschutz).

9. Dokumenten- und Ablagemanagement

Auftrag:

Hierbei geht es um die systematische Archivierung und Verwaltung aller rechtlich relevanten Dokumente.

Zentrale Prozesse:

• Systematische Archivierung und Ablage: Wichtige Dokumente werden sicher und geordnet abgelegt.

• Zugangs- und Berechtigungsmanagement: Zugriff auf sensible Dokumente ist eingeschränkt.

• Digitalisierung und Sicherung von Dokumenten: Dokumente werden digitalisiert und sicher aufbewahrt.

• Überprüfung und Aufbewahrungspflichten: Alte Dokumente werden archiviert oder gelöscht.

Schnittstellen: Zusammenarbeit mit Abteilungen, die Dokumente erstellen oder aufbewahren, wie Vertragsmanagement, Buchhaltung und Personalabteilung.

10. Legal Knowledge Management

Auftrag:

Das Legal Knowledge Management umfasst die Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank.

Zentrale Prozesse:

• Sammlung und Strukturierung rechtlicher Informationen: Rechtliche Informationen werden zentral gesammelt.

• Pflege der Wissensdatenbank: Die Datenbank wird aktualisiert.

• Bereitstellung von Vorlagen und Standardverträgen: Standarddokumente erleichtern die Arbeit.

Schnittstellen:

Zusammenarbeit erfolgt mit der IT-Abteilung, Compliance-Team und Vertragsmanagement.

11. Whistleblowing- und Meldesystem

Auftrag:

Ein Whistleblowing- und Meldesystem stellt sicher, dass Mitarbeitende Verstösse melden können, ohne Repressalien fürchten zu müssen.

Zentrale Prozesse:

• Sichere Meldekanäle: Mitarbeitende haben Zugang zu sicheren Kanälen, um Verstösse zu melden.

• Anonymität und Schutz: Whistleblower können Verstösse anonym melden.

• Meldungen prüfen und bearbeiten: Jede Meldung wird geprüft und bei Bedarf Massnahmen eingeleitet.

Schnittstellen:

Zusammenarbeit mit Compliance und Geschäftsführung, um Missstände zu beheben.

12. Krisenkommunikation und Reputationsmanagement

Auftrag:

Krisenkommunikations- und Reputationsmanagement sorgt für professionelle Kommunikation in Krisenzeiten.

Zentrale Prozesse:

• Entwicklung von Krisenkommunikationsplänen: Das Unternehmen plant vorab, wie es in Krisenzeiten kommunizieren möchte.

• Schulung des Teams: Mitarbeitende werden vorbereitet, damit sie wissen, wie sie in Krisenzeiten reagieren sollen.

• Überwachung der öffentlichen Wahrnehmung: Die Meinung der Öffentlichkeit wird beobachtet.

Schnittstellen:

Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und PR/Marketing, um die Kommunikation zu steuern.

Fazit: Rechtssicherheit und Effizienz durch solides Management

Die Umsetzung dieser grundlegenden Module hilft jedem Unternehmen, rechtliche Prozesse sicher und effizient zu gestalten. Für den Verwaltungsrat eines Startups ist es dabei besonders wichtig, sicherzustellen, dass diese Prozesse sinnvoll gemanaged sind, da ein gut strukturiertes Rechtsmanagement nicht nur Sicherheit und Transparenz schafft, sondern auch den Verwaltungsrat vor rechtlichen Risiken schützt. Es bildet die Basis für nachhaltiges Wachstum und langfristigen Erfolg. Besonders für Startups ist es entscheidend, von Anfang an professionelle Strukturen zu schaffen, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine starke Basis für die Zukunft zu legen. Ein Verwaltungsrat, der diese Verantwortung ernst nimmt, schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch sich selbst und die Interessen aller Beteiligten.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre rechtlichen Prozesse optimal zu gestalten und das Management von Rechtsthemen auf ein solides Fundament zu stellen. Über eine Kontaktaufnahme würden wir uns sehr freuen.