Verwaltungsrats-Check: Die Must-Have-Themen für Startups

Ein Verwaltungsratsmandat in einem Startup klingt aufregend – Innovation, Wachstum, neue Herausforderungen. Doch es birgt auch hohe persönliche Risiken. Gerade in einem dynamischen Umfeld, in dem oft unter Zeit- und Ressourcenmangel gearbeitet wird, können grundlegende organisatorische und rechtliche Versäumnisse schwerwiegende Folgen haben.

Hier sind 10 zentrale Fragen, die dir helfen, Risiken zu minimieren, Vertrauen bei Investoren zu stärken und deine Verantwortung als Verwaltungsrat professionell wahrzunehmen.

Die 10 Pflichtfragen für Verwaltungsräte in Startups

1. Ist der Verwaltungsrat kompetent aufgestellt?

   1. Gibt es einen Anforderungskatalog für VR-Mitglieder?

   2. Werden alle notwendigen Kompetenzen für die aktuelle Phase des Unternehmens abgedeckt?

   
   

2. Wird der Verwaltungsrat und die Aktionäre effizient informiert?

   1. Gibt es standardisierte Prozesse, um VR-Mitglieder über die Geschäftslage zu informieren?

   2. Wie wird die Kommunikation mit Aktionären sichergestellt?

   
   

3. Gibt es klare Regelungen zur Zeichnungsberechtigung?

   1. Können Einzelunterschriften ohne Kontrollmechanismen erfolgen?

   2. Ist sichergestellt, dass die Gesellschaft auch in Krisensituationen handlungsfähig bleibt?

   
   

4. Gibt es ein zentrales Archiv für Dokumente?

   1. Werden alle wesentlichen Unterlagen (z. B. Einladungen, Beilagen, Protokolle) ordentlich abgelegt?

   
   

5. Sind Risiken und Krisen im Fokus?

   1. Gibt es Prozesse, die den Verwaltungsrat frühzeitig über Liquiditätsknappheit, Kündigungen von Schlüsselpersonen oder andere Krisen informieren?

   2. Wird Risikomanagement regelmäßig (mindestens einmal jährlich) im Verwaltungsrat besprochen?

   
   

6. Sind Entscheidungen und Abläufe dokumentiert?

   1. Werden VR-Sitzungen ordnungsgemäss protokolliert, unterzeichnet und archiviert?

   2. Gibt es einen Führungskalender, der sicherstellt, dass alle relevanten Themen regelmäßig behandelt werden?

   
   

7. Sind die Statuten an das neue Gesellschaftsrecht angepasst?

   1. Wurde z.B. die Möglichkeit einer virtuellen Generalversammlung berücksichtigt?

   2. Stimmen die Bestimmungen der Statuten mit einem allfälligen Aktionärbindungsvertrag und dem Organisationsreglement überein?

   3. Ist die Delegation der Geschäftsführung sauber geregelt?

   
   

8. Wie ist das Aktienbuch / der Cap Table organisiert?

   1. Ist das Aktienbuch fachgerecht geführt, aktuell und vollständig?

   2. Können Transaktionen (Käufe, Verkäufe) klar nachvollzogen werden?

   3. Sind die wirtschaftlich Berechtigten dokumentiert?

   
   

9. Sind Versicherungen und Bewilligungen geregelt?

   1. Gibt es eine aktuelle Übersicht über abgeschlossene Versicherungen (z. B. Betriebs- oder Unfallversicherungen)?

   2. Gibt es eine verantwortliche Person für das Vertrags- und Versicherungsmanagement?

   
   

10. Wurde die Generalversammlung ordnungsgemäss durchgeführt?

    1. Wurden der Verwaltungsrat und die Revisionsstelle korrekt gewählt?

    2. Fand die GV fristgerecht vor dem 30. Juni statt?

Natürlich ist diese Liste nicht abschliessend. Ein gut aufgestellter Verwaltungsrat muss sich auch mit weiteren wesentlichen Themen auseinandersetzen, wie:

• Geistige Eigentumsrechte: Sind Patente, Marken und andere Schutzrechte umfassend gesichert?

• Strategie: Gibt es ein aktuelles Strategiepapier, das regelmäßig überprüft wird?

• Interessenskonflikte: Wie wird mit möglichen Konflikten umgegangen, z. B. in Abstimmungen?

• Kommunikationsstrategie: Wie wird die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gesteuert?

Jede dieser Fragen trägt dazu bei, Risiken weiter zu reduzieren und die Professionalität der Unternehmensführung zu erhöhen.

Warum diese Punkte entscheidend sind

Ein Verwaltungsratsmandat in einem Startup ist nicht nur eine spannende Aufgabe, sondern auch eine mit hohen Anforderungen und persönlicher Haftung. Eine klare Organisation und ein Fokus auf die kritischen Themen minimieren Risiken und zeigen Professionalität – genau das, was Investoren und andere Stakeholder erwarten.

Schlussgedanke

Wie sieht es in deinem Startup aus? Nutze diese Checkliste, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und dein Verwaltungsratsmandat sicher und professionell auszuüben. Wir unterstützen dich gerne dabei, klare Strukturen zu schaffen und dein Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

https://www.vulpes.ch/governance-barometer