Corporate Housekeeping: Die ultimative Checkliste für eine professionelle Unternehmensführung

Warum Corporate Housekeeping mehr als nur eine Pflicht ist

Corporate Housekeeping wird oft als lästige Pflicht empfunden, doch Unternehmen, die es ernst nehmen, profitieren enorm. Saubere Strukturen, klare Prozesse und eine rechtssichere Organisation sind nicht nur für Compliance wichtig, sondern auch für Effizienz und langfristigen Erfolg. Hier ist die ultimative Checkliste, die alle wesentlichen Aufgaben im Corporate Housekeeping abdeckt.

1. Gesellschaftsstruktur & Corporate Governance

Gesellschaftsrechtliche Dokumentation & Compliance

• Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der Statuten

• Dokumentation von Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen

• Pflege des Gesellschafterverzeichnisses bzw. Aktienbuchs

• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Pflichten

• Registrierung und Aktualisierung von Ultimate Beneficial Owner (UBO)-Daten

• Überprüfung der Corporate Governance Standards (Swiss Code of Best Practice)

• Einrichtung und Pflege von Reglementen und Weisungen z.B. ein Whistleblowing-System

2. Verwaltungsrat & Geschäftsleitung

Effiziente Organisation und Dokumentation

• Erstellung eines jahresbasierten Sitzungsplans für den Verwaltungsrat

• Einladung, Agenda-Erstellung und Protokollierung von VR-Sitzungen

• Dokumentation und Nachverfolgung von VR-Beschlüssen & Aktionspunkten

• Sicherstellung der ordnungsgemässen Delegation von Aufgaben

• Überwachung und Dokumentation von Interessenskonflikten

• Prüfung der Verwaltungsratshaftung & D&O-Versicherung

3. Generalversammlung & Aktionärsangelegenheiten

Vorbereitung & Durchführung von Generalversammlungen

• Erstellung und Versand der Einladungen & Traktandenlisten

• Protokollierung von GV-Beschlüssen & Statutenänderungen

• Aktualisierung des Aktienbuchs & Handelsregister-Einträge

• Dokumentation und Umsetzung von Kapitalveränderungen

• Sicherstellung der Einbeziehung der Aktionäre gemäss Aktionärsbindungsverträgen

4. Vertragsmanagement & Dokumentenverwaltung

Effiziente Verwaltung geschäftskritischer Dokumente

• Zentrale Ablage und regelmässige Prüfung aller Unternehmensverträge

• Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen

• Sicherstellung der ordnungsgemässen Vertragsarchivierung

• Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen)

• Implementierung eines effizienten Dokumentenmanagementsystems (DMS)

5. Finanzielle und regulatorische Compliance

Rechtssichere Finanzführung & Steuerpflichten

• Fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses & Bilanz

• Überwachung von steuerrechtlichen und buchhalterischen Vorgaben

• Externe Revision sicherstellen & Prüfberichte dokumentieren

• Sicherstellung der Einhaltung von Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML)

6. HR, Arbeitsrecht & Personalprozesse

Strukturierte Verwaltung der Personalprozesse

• Pflege und Aktualisierung von Arbeitsverträgen & Mitarbeiterdossiers

• Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften

• Regelmässige Schulungen zu Compliance & Datenschutz

• Dokumentation und Überwachung von Lohn- & Sozialversicherungsabgaben

• Sicherstellung ordnungsgemäßer Kündigungsprozesse & Offboarding-Richtlinien

7. Risikomanagement & Krisenprävention

Schutz vor rechtlichen und geschäftlichen Risiken

• Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS)

• Identifikation und Bewertung von rechtlichen & finanziellen Risiken

• Erstellung und Pflege eines Business Continuity Plans

• Sicherstellung der DSGVO- & Datenschutz-Compliance

• Regelmässige IT-Sicherheitsaudits & Cybersecurity-Massnahmen

8. Kommunikation & Transparenz

Klare Kommunikation mit Stakeholdern

• Regelmässige Berichterstattung an Investoren & Behörden

• Erstellung von Quartals- & Jahresberichten

• Sicherstellung der Einhaltung von Offenlegungspflichten

• Überwachung von Pressemitteilungen & öffentlicher Kommunikation

Fazit: Mehr als nur Ordnung halten

Wer Corporate Housekeeping ernst nimmt, sorgt nicht nur für Compliance, sondern auch für Stabilität, Transparenz und langfristigen Erfolg. Die Umsetzung dieser umfangreichen Checkliste stellt sicher, dass dein Unternehmen rechtssicher, effizient und professionell geführt wird.