Der Protokoll-Mythos bei der Generalversammlung

Viele Schweizer Startups schleppen eine Altlast aus dem Vereinsrecht mit sich herum. Jahr für Jahr steht auf der Traktandenliste der Generalversammlung die Genehmigung des Protokolls des Vorjahres. Diese Praxis ist rechtlich nicht nur überflüssig, sondern birgt am Ende sogar noch Risiken für den Verwaltungsrat. Wer als Gründer oder Verwaltungsrat die Governance seiner AG professionell gestalten will, streicht diesen Punkt per sofort von der Agenda. Das Schweizer Obligationenrecht kennt keine Pflicht zur Genehmigung des Generalversammlungsprotokolls durch die Aktionäre.

Das Problem liegt in einer fundamentalen Missachtung der gesetzlichen Kompetenzordnung. Die Generalversammlung besitzt gemäss Art. 698 OR einen abschliessenden Katalog an unübertragbaren Befugnissen. Die Genehmigung des eigenen Protokolls gehört explizit nicht dazu. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Protokollierung liegt nach Art. 702 OR einzig beim Verwaltungsrat. Wenn die Aktionäre über die Richtigkeit des Protokolls abstimmen, entsteht ein gefährliches Paradoxon. Eine stimmberechtigte Mehrheit könnte ein inhaltlich falsches Protokoll absegnen oder ein historisch korrektes Protokoll aus politischen Motiven blockieren. Das Protokoll ist ein Beweismittel und kein politisches Instrument, über das nach Gutdünken abgestimmt werden darf.

Die saubere operative Umsetzung folgt seit der Aktienrechtsrevision einem klaren Rhythmus. Der Verwaltungsrat setzt den Vorsitzenden und einen Protokollführer ein. Beide unterzeichnen das Dokument und bürgen mit ihrer Unterschrift für die Wahrheit der Beschlüsse und Wahlergebnisse. Das Gesetz verlangt in Art. 702 Abs. 4 OR, dass das Protokoll den Aktionären innert 30 Tagen nach der Generalversammlung zugänglich gemacht werden muss. Das ist die entscheidende Frist für die Praxis. Entdeckt ein Aktionär einen Fehler, muss er unverzüglich eine Berichtigung beim Verwaltungsrat verlangen. Auf die gesetzliche Anfechtungsfrist von zwei Monaten gemäss Art. 706a OR hat das Protokoll ohnehin keinen aufschiebenden Einfluss, da diese Frist bereits am Tag der Beschlussfassung zu laufen beginnt.

Zusammenfassend gilt, dass die Genehmigung des Protokolls durch die Generalversammlung rechtlich wirkungslos ist und die alleinige Verantwortung des Verwaltungsrats verwässert. Der Verwaltungsrat erstellt das Dokument, unterzeichnet es gemeinsam mit dem Protokollführer und stellt es den Aktionären innert 30 Tagen zu.