Der Zirkularbeschluss fürs Handelsregister, eine unterschätzte Herausforderung und wie man sie elegant löst

Wer kennt es nicht: Das Unternehmen soll rasch einen Domizilwechsel vornehmen, der Verwaltungsrat muss sich neu konstituieren oder es steht eine Personalmutation an. Die Lösung scheint simpel, ein Zirkularbeschluss. Doch dann beginnt die eigentliche Arbeit.

Das klassische Problem: Unterschriften sammeln auf globalem Parkett oder in den Sommerferien

Ein Zirkularbeschluss, der beim Handelsregister eingereicht werden soll, muss von sämtlichen Verwaltungsratsmitgliedern handschriftlich unterzeichnet werden. Klingt nach einer Formalie, ist in der Praxis aber oft eine Herkulesaufgabe.

Grosse Verwaltungsräte sind heute international aufgestellt. Die Mitglieder sitzen in Zürich, London, Singapur oder São Paulo. Mitten im August sind drei von fünf Personen in den Ferien, ein weiteres Mitglied ist auf Geschäftsreise ohne stabilen Internetzugang und das letzte hat gerade den Wohnort gewechselt. Für eine einfache Beschlussfassung, die inhaltlich unbestritten ist, vergehen plötzlich Wochen.

Das Resultat: unnötige Verzögerungen bei zeitkritischen Vorgängen, frustrierte Treuhänder, genervte Gründerinnen und Gründer und im schlimmsten Fall verpasste Fristen.

Lösung 1, der Klassiker: Die ordentliche Verwaltungsratssitzung

Die erste und bekannteste Alternative zum Zirkularbeschluss ist das Einberufen einer ordentlichen VR-Sitzung. Werden die Formvorschriften eingehalten, also insbesondere die statutarischen Fristen und Einberufungsregeln, kann das daraus resultierende Protokoll von lediglich zwei Verwaltungsratsmitgliedern unterzeichnet werden.

Damit entfällt die Notwendigkeit, alle Mitglieder zur Unterschrift zu bewegen. Voraussetzung ist, dass die Sitzung beschlussfähig ist und die gefassten Beschlüsse ordnungsgemäss dokumentiert werden. Für viele Gesellschaften ist dies der pragmatischste Weg. Er ist etabliert, rechtssicher und bei den Handelsregisterbehörden bestens bekannt.

Die genauen Einberufungsfristen und Modalitäten sind in den Statuten der Gesellschaft geregelt und müssen zwingend eingehalten werden.

Lösung 2, das Neue: Abstimmung auf schriftlichem Weg mit Erwahrungsprotokoll

Seit der Revision des Aktienrechts, in Kraft seit dem 1. Januar 2023, gibt es eine weitere Möglichkeit, die in der Praxis noch nicht überall bekannt ist: die Abstimmung auf schriftlichem Weg.

Dabei stimmen die Verwaltungsratsmitglieder individuell und ohne physische Zusammenkunft ab, per E-Mail, über eine Plattform oder ein anderes Kommunikationsmittel. Das Ergebnis dieser Abstimmung wird anschliessend in einem Erwahrungsprotokoll schriftlich festgehalten. Dieses Protokoll dient als Nachweis gegenüber dem Handelsregister und dokumentiert, dass ein gültiger Beschluss zustande gekommen ist.

Das Besondere: Genau wie beim ordentlichen VR-Protokoll genügt es, dieses Erwahrungsprotokoll von zwei Verwaltungsratsmitgliedern zu unterzeichnen. Die handschriftliche Unterschrift aller Beteiligten entfällt, und damit auch die aufwändige Unterschriftensammlung rund um den Globus.

Dieses Vorgehen ist besonders wertvoll, wenn eine physische Sitzung logistisch nicht realisierbar ist, wenn Entscheidungen rasch getroffen werden müssen oder wenn der Verwaltungsrat viele Mitglieder umfasst und international aufgestellt ist, aber trotzdem eine handelsregistertaugliche Dokumentation benötigt wird.

Vorlage der Notare Zürich: Ein Geschenk für die Praxis

Wer ein solches Erwahrungsprotokoll erstellen möchte, muss das Rad nicht neu erfinden. Die Notare Zürich stellen eine professionelle Mustervorlage kostenlos zur Verfügung, die direkt heruntergeladen und angepasst werden kann: Link zum Handelsregister

Die Vorlage ist praxisnah aufgebaut und enthält alle wesentlichen Bestandteile, die das Handelsregister erwartet. Mit dieser Grundlage lässt sich ein rechtssicheres Erwahrungsprotokoll in kurzer Zeit erstellen und anschliessend von zwei Mitgliedern unterzeichnen.

Fazit: Zwei pragmatische Wege aus der Unterschriften-Falle

Beide Methoden sind handelsregisterkonform, rechtssicher und ersparen die nervenaufreibende Jagd nach handschriftlichen Unterschriften quer durch Zeitzonen und Ferienkalender.

Die ordentliche VR-Sitzung setzt die Einberufung unter Einhaltung der statutarischen Fristen voraus, das Protokoll wird von zwei VR-Mitgliedern unterzeichnet. Die Abstimmung auf schriftlichem Weg funktioniert ohne physische Zusammenkunft und wird mit einem Erwahrungsprotokoll dokumentiert, das ebenfalls von zwei Mitgliedern unterzeichnet wird.

Wer als Treuhänderin, Revisor oder Startup-Gründer regelmässig mit Handelsregisteranmeldungen zu tun hat, sollte beide Instrumente kennen und situativ einsetzen.